3 claves para conseguir éxito con tus proyectos de TI

Los proyectos a menudo son complejos, se componen de una gran cantidad de piezas en constante movimiento y presentan numerosos retos para las personas involucradas. La realidad es que los proyectos no siempre salen como queremos. Muchas veces nos piden que hagamos más con menos y a un ritmo más rápido del que llevábamos antes y con el que nos sentíamos cómodos. De vez en cuando, a pesar de estas condiciones, nuestros esfuerzos nos conducen al éxito.

Hay muchos factores clave que contribuyen al éxito del proyecto, pero podemos destacar tres: la identificación y el análisis de los stakeholders, la comunicación efectiva y la identificación de los requisitos del proyecto, gestión las expectativas de los stakeholders y el alcance del trabajo.

Stakeholders

Los stakeholders pueden afectar o verse afectados por el proyecto, a consecuencia de una decisión, actividad o resultado, o simplemente pueden pensar que se están viendo afectados. El impacto o impacto percibido puede ser positivo o negativo.

La mayoría de los proyectos tienen un gran número de stakeholders. Identificar a todos ellos incrementa las posibilidades de éxito del mismo. Debes obtener y documentar información relevante sobre sus intereses, interdependencias, influencias, posible participación y probabilidad de impacto en la definición, ejecución y resultados finales del proyecto. Después de obtener esta información, clasifica a los stakeholders según sus características. Esto facilitará el desarrollo de la estrategia para gestionar cada stakeholder. Enfocarse más en las relaciones que son clave es algo fundamental para el éxito del proyecto.

Comunicación

¿Cómo gestionas las expectativas? A través de la comunicación. Es de vital importancia que exista un plan de comunicación bien definido y adaptado que se ajuste al proyecto y a los stakeholders.

Una parte del pensamiento crítico se basa en aprender cuestionando. El Project Management Institute (PMI®) indica que el 90 por ciento del trabajo de un project manager es la comunicación, sin embargo, no se refiere a hablar simplemente. La comunicación adecuada implica escuchar, leer informes, generar informes, filtrar información de un grupo a otro, etc. Para hacer esto de manera efectiva, necesitas un plan de gestión de comunicación bien definido. La creación de cualquier plan como este se puede dividir en seis preguntas que deben hacerse continuamente: ¿Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo y Por qué?

Por ejemplo:

  • ¿A quién se le debe comunicar?
  • ¿Qué es necesario comunicar?
  • ¿Cuándo tiene que hacerse?
  • ¿Dónde tiene que hacerse?
  • ¿Cómo va a hacerse?
  • ¿Por qué tiene que hacerse?

Requisitos del proyecto, expectativas de los Satekholders y alcance del trabajo

Antes de comenzar tu proyecto, asegúrate de haber dejado claras las metas, objetivos y requisitos del mismo. Tener claro lo que se necesita y obtener finalmente la aprobación de los stakeholders es crucial. Estos requisitos, junto con las metas y objetivos relacionados, se colocan en el punto de mira del trabajo que debe completarse y mejorar a lo largo de la vida del proyecto. Pero si no empiezas por tener una comprensión afianzada de lo que estás tratando de lograr, es mejor que no empieces.

Será difícil, si no imposible, lograr el éxito desde el punto de vista de los stakeholders, si falta claridad con respecto a la percepción y las expectativas de su proyecto. Esta es la razón por la cual se deben identificar a los stakeholders y analizar sus expectativas dentro del ciclo de proyecto lo más pronto posible.

Seguir los tres pasos clave: identificación y análisis de los stakeholders del proyecto, creación y uso de un plan de comunicación efectivo e identificación adecuada de los requisitos del proyecto, expectativas de los stakeholders y desarrollo del alcance del trabajo, durante la planificación y ejecución del proyecto, mejora significativamente la capacidad de alcanzar el éxito.

 

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